Aandachtshouder AVG
Er worden twee aandachthouders AVG aangesteld. Deze zien erop toe dat afspraken worden nageleefd en jaarlijks worden geëvalueerd. Dit zijn:
Versturen informatie
Voordat informatie over een cliënt wordt verstuurd, wordt hier schriftelijk toestemming voor gevraagd door middel van het formulier ‘Toestemmingsformulier’. Dit formulier wordt in het digitale dossier op Zilliz bewaard. Krachtig Thuis heeft in een richtlijn beschreven wanneer welk formulier ingevuld moet worden (bijv. 12+, 16-18 jaar, ouders met gezag).
Privacygevoelige informatie wordt alleen verstuurd via Zivver, nadat er toestemming is van de cliënt. Berichten met informatie over een cliënt, die per telefoon worden verstuurd, worden via de beveiligde applicatie ‘Teams’ verstuurd.
Verwerkingsregister
Krachtig Thuis heeft een verwerkingsregister opgesteld, waarin wordt bijgehouden welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze staat op Sharepoint.
Bewaren informatie
Privacy-gevoelige informatie wordt alleen bewaard in Zilliz. Als bestanden bewerkt worden, kunnen ze in een beveiligde Sharepoint opgeslagen worden.
Bewaartermijn
Informatie wordt bewaard tot maximaal 20 jaar na het einde van de zorgovereenkomst. Daarna wordt de informatie verwijderd en vernietigd.
Toegang privacygevoelige informatie
Privacygevoelige informatie wordt bewaard in het digitale dossier in Zilliz. Alleen medewerkers die direct werken met deze cliënt (gezinsbegeleider, coördinator, gedragswetenschapper, casusregisseur) en de twee directeuren van Krachtig Thuis, hebben toegang tot dit digitale dossier.
Wanneer een medewerker zijn dienstverband beëindigd, wordt zijn Zilliz account opgeheven en hij/zij moet de sleutel van het kantoor en de dossierkast inleveren, waardoor hij/zij niet meer bij privacygevoelige informatie kan.
Spreken over cliënten
Alleen met collega’s direct betrokken bij de casus wordt in een overleg de naam van de client genoemd. In andere overlegvormen zoals intervisie of een casusbespreking in het team, wordt de casus anoniem besproken.
